Negócios
Última Atualização:
Rafael Parreira
O ponto de partida está numa única frase do Código das Sociedades Comerciais. O número 1 do artigo 63.º diz que as deliberações dos sócios só podem ser provadas pelas atas das assembleias ou, quando sejam admitidas deliberações por escrito, pelos documentos donde elas constem.
Repara na palavra "só". A lei não diz que a ata é a melhor prova, nem a prova preferencial. Diz que é a única. Uma decisão tomada numa reunião entre sócios, por mais testemunhas que tenha e por mais emails que a comentem, não se demonstra por nenhum desses meios.
Há um debate jurídico sério sobre a natureza exata desta exigência, e vale a pena conhecê-lo porque explica o que acontece na prática. Num artigo publicado na Revista da Ordem dos Advogados, Alexandre Soveral Martins resume as posições da doutrina sobre o papel da ata. A posição que o autor considera preferível, na linha de Vasco Lobo Xavier e de Albino Matos, é que a ata não é a forma da deliberação nem condição da sua validade ou existência, mas sim condição da sua eficácia. Brito Correia, citado no mesmo texto, formula a consequência de forma clara: a falta de ata faz com que não se possam provar as deliberações nela tomadas, o que impede a produção dos seus efeitos, ou pelo menos de alguns deles, sem pôr em causa, em regra, a sua existência ou validade.
Na prática, uma decisão que não foi lavrada em ata não é inválida, é inutilizável. Existe, mas não se pode usar. Não se pode registar, não se pode opor a quem a conteste, não se pode apresentar a quem a exija. E o momento em que alguém exige vê-la raramente é escolhido pela empresa.
Esta distinção tem uma consequência prática que convém não esquecer. Como a ata não é condição de validade, uma deliberação esquecida pode, em muitos casos, ser documentada depois, ou renovada numa nova deliberação que a confirme. Mas cada ano que passa torna isso mais difícil, sobretudo quando os sócios mudaram, quando alguém faleceu ou quando a relação entre eles se deteriorou. A ata escrita no dia custa uma hora. A ata reconstruída anos depois pode custar um processo.
O que a ata tem de conter
O conteúdo mínimo não fica ao critério de quem redige. O número 2 do mesmo artigo 63.º enumera os elementos obrigatórios, e a Ordem dos Contabilistas Certificados reproduz a lista no seu guia prático sobre assembleias gerais. A ata deve conter, pelo menos:
A identificação da sociedade, o lugar, o dia e a hora da reunião. A identificação deve ser completa e não apenas a firma. Um erro aqui parece menor e é dos primeiros que um advogado da parte contrária procura.
O nome do presidente e, se os houver, dos secretários. Nas sociedades por quotas, se o contrato nada disser, preside o sócio presente que tiver ou representar a maior fração do capital, preferindo-se o mais velho em caso de igualdade.
Os nomes dos sócios presentes ou representados e o valor nominal das respetivas participações, salvo quando a lei mande organizar lista de presenças, que nesse caso deve ser anexada.
A ordem do dia constante da convocatória, salvo quando a convocatória seja anexada à ata.
Referência aos documentos e relatórios submetidos à assembleia. Se se aprovaram contas, a ata diz que contas, com referência ao exercício.
O teor das deliberações tomadas. Não "foi aprovado o ponto 3", mas o que foi aprovado, com os valores, os nomes e as condições.
Os resultados das votações. Quem votou a favor, contra, quem se absteve, e com que peso de capital.
O sentido das declarações dos sócios, se estes o requererem. Um sócio que quer ficar com registo de que se opôs tem o direito de exigir que isso conste.
Cada um destes elementos existe por uma razão, e quase todas têm a ver com o dia em que a deliberação é contestada. A hora e o lugar permitem verificar se a reunião se realizou onde e quando foi convocada. Os nomes e as participações permitem verificar se havia maioria. A ordem do dia permite verificar se a assembleia deliberou apenas sobre o que tinha sido anunciado. Os resultados das votações determinam quem pode, mais tarde, pedir a anulação.
A ata que diz apenas "os sócios aprovaram por unanimidade as contas do exercício" cumpre metade da lei e protege um quarto da empresa. Serve enquanto ninguém a questiona. Deixa de servir no primeiro momento em que alguém a questiona.
A regra de assinatura depende do tipo de sociedade. Nas sociedades por quotas, as atas das assembleias gerais devem ser assinadas por todos os sócios que nelas tenham participado. Nas sociedades anónimas, a ata é assinada por quem tenha servido como presidente e secretário da mesa.
A regra das sociedades por quotas cria um problema previsível: o sócio que votou contra e se recusa a assinar. A lei tem resposta para isso no número 3 do artigo 63.º. Quando a ata deva ser assinada por todos os sócios que participaram e algum deles não o faça, podendo fazê-lo, a sociedade deve notificá-lo judicialmente para que a assine num prazo não inferior a 8 dias. Decorrido esse prazo, a ata tem força probatória desde que esteja assinada pela maioria dos sócios que tomaram parte na assembleia, sem prejuízo do direito de quem não assinou de invocar em tribunal a falsidade da ata.
Há 2 regras adicionais, no mesmo artigo, que protegem quem assina e que convém conhecer antes de assinar o que quer que seja.
A primeira está no número 8: nenhum sócio tem o dever de assinar atas que não estejam consignadas no respetivo livro ou em folhas soltas devidamente numeradas e rubricadas. Um documento avulso impresso e posto à frente de um sócio para assinar não o obriga.
A segunda está no número 7: as atas que apenas constem de documentos particulares avulsos constituem princípio de prova, mesmo que estejam assinadas por todos os sócios que participaram na assembleia. Ou seja, uma ata escrita numa folha solta, fora do livro, assinada por toda a gente, não tem a mesma força que a ata lavrada no livro. É um começo de prova que terá de ser completado. É o erro mais frequente em empresas pequenas, onde a ata é escrita no computador, impressa, assinada e arquivada numa pasta, sem nunca entrar no livro.
Existe ainda uma via para quando a desconfiança entre sócios já é grande. O número 6 do artigo 63.º permite que as atas sejam lavradas por notário, em instrumento avulso, quando a assembleia o delibere no início da reunião, ou quando algum sócio o requeira por escrito dirigido à gerência e entregue na sede com 5 dias úteis de antecedência, suportando esse sócio as despesas notariais. É raro em empresas familiares e comum quando já se antecipa um litígio.
Livro ou folhas soltas, papel ou digital, e a legalização que já não existe
Uma pergunta que se repete: o livro tem de ser legalizado na conservatória? Não, desde 2006. O Decreto-Lei 76-A/2006 eliminou a obrigatoriedade de legalização dos livros nas conservatórias do registo comercial, e o preâmbulo do diploma é explícito ao incluir expressamente os livros de atas nessa eliminação. Os livros de escrituração mercantil, como o diário ou o razão, deixaram de ser obrigatórios. O livro de atas manteve-se obrigatório, mas deixou de precisar de ser legalizado.
O que não desapareceu foi o cuidado com a integridade do registo. O Código Comercial, na redação que resultou dessa reforma, prevê que os livros de atas possam ser constituídos por folhas soltas numeradas sequencialmente e rubricadas pela administração ou pelos membros do órgão social a que respeitam, ou pelo secretário da sociedade ou pelo presidente da mesa quando existam, que lavram também os termos de abertura e de encerramento, devendo as folhas soltas ser encadernadas depois de utilizadas.
E o número 5 do artigo 63.º do Código das Sociedades Comerciais acrescenta que, sempre que as atas sejam registadas em folhas soltas, a gerência ou a administração, o presidente da mesa e o secretário, quando os houver, devem tomar as precauções e as medidas necessárias para impedir a sua falsificação.
Na prática, há 3 formatos admissíveis, e a escolha é uma decisão de gestão:
O livro encadernado tradicional, que tem a vantagem da integridade física e a desvantagem de obrigar a escrever ou colar cada ata numa ordem fixa.
As folhas soltas numeradas e rubricadas, que permitem imprimir atas e encaderná-las depois, desde que a numeração e as rubricas sejam feitas antes e com rigor.
O suporte digital, que o guia da Ordem dos Contabilistas Certificados indica expressamente como admissível, e que exige a mesma garantia de sequência, integridade e autenticidade das assinaturas.
O pior formato é o que muitas empresas têm: nenhum. Atas soltas em pastas, algumas assinadas, outras não, sem numeração e sem termos de abertura. Nesse cenário, cada ata vale como documento avulso, ou seja, como princípio de prova e não mais do que isso.
Uma parte significativa das decisões dos sócios não acontece em assembleia formalmente convocada, e isso é perfeitamente legal. O que muita gente não sabe é que também essas decisões precisam de ficar registadas.
O Código admite várias formas de deliberação. As deliberações unânimes por escrito e as tomadas em assembleia universal, em que todos os sócios estão presentes e aceitam reunir sem as formalidades de convocação, são admitidas em qualquer tipo de sociedade. Nas sociedades por quotas é ainda possível deliberar por voto escrito, seguindo um procedimento próprio, no fim do qual o gerente lavra a ata, transcreve a proposta e o voto de cada sócio, declara a deliberação tomada e envia cópia a todos.
Há um uso muito comum destas deliberações unânimes que merece atenção. O guia da Ordem dos Contabilistas Certificados nota que são frequentemente tomadas em escritura pública, aproveitando a presença de todos os sócios. O problema é que ficam fora do livro. É para isso que existe o número 4 do artigo 63.º: quando as deliberações dos sócios constem de escritura pública, de instrumento fora das notas ou de documento particular avulso, a gerência deve inscrever no livro de atas a menção da sua existência.
O livro de atas deve ser o índice completo da vida da sociedade, e não apenas o arquivo das assembleias convocadas. Quem o abrir anos depois tem de conseguir perceber, só a partir dele, tudo o que os sócios decidiram, e onde está o documento de cada decisão tomada fora dele.
A sociedade unipessoal não está dispensada
É talvez a lacuna mais frequente nas pequenas empresas, precisamente porque parece não fazer sentido.
Uma sociedade unipessoal por quotas tem um único sócio, que decide sozinho. Não há assembleia, não há votação, não há ninguém a quem convencer. A tentação natural é concluir que não há nada a registar. A lei diz o contrário.
O artigo 270.º-E do Código determina que, nas sociedades unipessoais por quotas, o sócio único exerce as competências da assembleia geral, podendo designadamente nomear gerentes. E o número 2 do mesmo artigo acrescenta que as decisões do sócio de natureza igual às deliberações da assembleia geral devem ser registadas em ata assinada por ele.
Na prática, isto significa que o sócio único que aprova as contas, que decide distribuir lucros, que se nomeia ou nomeia outra pessoa como gerente, ou que altera o contrato, tem de lavrar ata dessa decisão e assiná-la. A unipessoalidade dispensa a reunião, não dispensa o registo.
O motivo é simples de perceber quando se pensa no dia seguinte. A sociedade é uma pessoa jurídica distinta do sócio. Os credores, o banco, a administração fiscal e, um dia, os herdeiros precisam de conseguir distinguir o que foi decidido pela sociedade do que foi decidido pela pessoa. A ata é a fronteira entre ambas.
Há decisões que se repetem na vida de qualquer sociedade e que, por isso, deveriam ter uma ata garantida. Vale a pena olhar para elas com a pergunta que interessa: onde é que a falta de ata se paga?
Aprovação das contas e aplicação de resultados. É a ata anual por excelência. Nas sociedades anónimas, a assembleia anual deve reunir nos 3 meses seguintes ao encerramento do exercício, ou nos 5 meses no caso de sociedades que apresentem contas consolidadas ou apliquem o método da equivalência patrimonial. A ata deve dizer que contas se aprovaram e, sobretudo, o que se decidiu fazer ao resultado: reservas, cobertura de prejuízos, distribuição. A distribuição de lucros sem ata que a suporte é das situações mais difíceis de defender quando é questionada. Perceber bem o que dizem as demonstrações financeiras que se estão a aprovar é, aliás, condição para que a aprovação signifique alguma coisa.
Nomeação, renúncia e destituição de gerentes ou administradores. São atos sujeitos a registo, e o registo assenta no documento que prova a decisão.
Alteração do contrato de sociedade. Desde a reforma de 2006, o número 4 do artigo 85.º estabelece que é suficiente a ata da respetiva deliberação para efeitos da redução a escrito da alteração, salvo se a deliberação, a lei ou o contrato exigirem outro documento. Ou seja, a ata passou a ser o próprio título da alteração.
Aumento de capital. O número 1 do artigo 88.º determina que, para todos os efeitos internos, o capital considera-se aumentado e as participações constituídas na data da deliberação, se da respetiva ata constar quais as entradas já realizadas e que não é exigida a realização de outras. Uma ata bem redigida antecipa a data do aumento. Uma ata omissa obriga a uma declaração posterior da gerência.
Consentimento para cessão de quotas. O número 6 do artigo 230.º considera prestado o consentimento da sociedade quando o cessionário tenha participado em deliberação dos sócios e nenhum deles a impugnar com esse fundamento, provando-se esse consentimento tácito, para efeitos de registo da cessão, pela ata da deliberação. Quem está a preparar uma cessão de quotas percebe rapidamente que a ata é parte do processo, e não um apêndice.
Dissolução. Quando deliberada pelos sócios, não depende de forma especial, mas a sua inscrição no registo faz-se com base na deliberação lavrada em ata.
A regra prática que resulta desta lista: qualquer decisão que vá ter de ser mostrada a um terceiro, seja a conservatória, o banco, a administração fiscal ou um comprador, tem de nascer já com ata. Não depois. No dia. E a forma de garantir que isso acontece é organizar as reuniões e assembleias gerais de sócios como um processo com ordem do dia, convocatória e registo, em vez de conversas de corredor que alguém depois tenta reconstituir.
A ata que protege quem votou contra
Há uma função da ata que quase ninguém conhece e que, para quem é gerente ou administrador, pode valer mais do que todas as outras.
O artigo 72.º do Código trata da responsabilidade dos gerentes e administradores perante a sociedade. O número 3 estabelece que não são responsáveis pelos danos resultantes de uma deliberação colegial os gerentes ou administradores que nela não tenham participado ou que tenham votado vencidos, podendo neste caso fazer lavrar, no prazo de 5 dias, a sua declaração de voto no respetivo livro de atas, em escrito dirigido ao órgão de fiscalização, se o houver, ou perante notário ou conservador.
Pensa no que isto significa numa empresa com 2 ou 3 gerentes. Se o órgão de gestão decide avançar com um investimento arriscado, com um contrato desfavorável ou com uma operação que um dos gerentes considera imprudente, a forma segura de esse gerente se proteger de uma futura responsabilidade é fazer constar, por escrito e em prazo curto, que votou contra. Sem esse registo, demonstrar anos depois que discordou torna-se muito difícil, e é exatamente essa prova que vai ser pedida.
Esta regra torna relevantes as atas de reuniões da gerência, e não apenas as das assembleias de sócios. Em sociedades anónimas, as reuniões do conselho de administração têm regime próprio de atas. Em sociedades por quotas com gerência plural, a prática de registar as decisões mais relevantes da gerência, com indicação de quem votou em que sentido, é o que separa uma gerência profissional de uma gerência informal. Este é o núcleo de qualquer esforço sério de organizar a governação de uma pequena ou média empresa: antes de qualquer estrutura formal, trata-se de saber, anos depois, quem decidiu o quê.
Há um segundo mecanismo de proteção, desta vez para a sociedade. O número 3 do artigo 74.º estabelece que a deliberação pela qual a assembleia geral aprova as contas ou a gestão dos gerentes não implica renúncia aos direitos de indemnização da sociedade contra estes, salvo se os factos constitutivos de responsabilidade tiverem sido expressamente levados ao conhecimento dos sócios antes da aprovação. A ata de aprovação de contas é, portanto, o sítio onde fica ou não fica escrito o que foi comunicado aos sócios. Uma ata vaga protege mal ambos os lados.
Quando alguém impugna
O dia em que a ata deixa de ser formalidade é quase sempre o dia em que um sócio contesta uma deliberação.
O Código distingue deliberações nulas, com vícios graves como a falta de convocação quando nem todos os sócios estiveram presentes, de deliberações anuláveis, por irregularidades de procedimento ou de conteúdo. Para as anuláveis, o prazo para propor a ação de anulação é de 30 dias, contados, em regra, da data em que foi encerrada a assembleia.
O número 4 do artigo 59.º tem uma regra que mostra bem o peso da ata no litígio. A proposição da ação de anulação não depende da apresentação da ata, mas, se o sócio invocar a impossibilidade de a obter, o juiz manda notificar as pessoas que devem assinar a ata para a apresentarem no tribunal, num prazo que fixa e que pode ir até 60 dias, suspendendo-se a instância até essa apresentação. E o número 5 acrescenta que, para esse efeito, basta que a ata esteja assinada por todos os sócios que votaram no sentido que fez vencimento.
Nas providências cautelares para suspender a execução de uma deliberação, o artigo de Soveral Martins descreve um regime igualmente centrado na ata: o requerente instrui o pedido com cópia da ata, que a administração deve fornecer em prazo muito curto, e a sociedade que não a apresente pode ver a sua contestação recusada. O pormenor processual interessa pouco ao empresário. O que interessa é a lógica: em qualquer litígio societário, a primeira coisa que o tribunal quer ver é a ata, e a parte que a tem em ordem entra no processo com vantagem.
É também por isso que muitos conflitos entre sócios se decidem menos pelo mérito das posições e mais pela qualidade do registo. O sócio que tem a ata assinada com a sua declaração de voto está numa posição muito diferente do sócio que tem apenas a memória de ter discordado.
Quando os sócios têm entre si um acordo parassocial com compromissos de voto, a ata ganha ainda outra função: é o documento que permite verificar, depois, se cada um votou como se tinha comprometido a votar.
Onde o livro de atas é aberto por outros
Há momentos na vida de uma empresa em que o livro de atas deixa de ser um documento interno e passa a ser examinado por pessoas de fora, com critério e com desconfiança.
O primeiro é qualquer processo de compra, venda ou entrada de investidor. Numa verificação prévia a uma aquisição, o livro de atas é dos primeiros documentos pedidos, porque é onde se vê se o capital foi efetivamente aumentado, se os gerentes foram validamente nomeados, se os lucros foram distribuídos com base em deliberação, e se há decisões tomadas que criam obrigações ainda por cumprir. Um livro vazio ou desorganizado não impede a venda, mas transforma cada lacuna numa pergunta, e cada pergunta numa razão para descontar o preço ou reter uma parte dele.
O segundo é a sucessão. Quando um sócio falece, os herdeiros precisam de reconstituir o que foi decidido sobre a participação, sobre dívidas da sociedade para com o sócio, sobre suprimentos, sobre lucros não levantados. Numa empresa familiar, onde as decisões foram durante décadas tomadas à mesa de jantar, este é frequentemente o momento em que se descobre que quase nada foi escrito, e em que a ausência de registo alimenta conflitos que a própria família não sabe resolver.
O terceiro é a relação com financiadores. Bancos e outras entidades que concedem crédito pedem frequentemente a ata que aprova a operação ou que confere poderes a quem a assina. Sem ela, a operação atrasa ou não acontece. E o atraso raramente acontece num momento calmo: o financiamento costuma ser pedido quando a empresa precisa dele, e descobrir nessa altura que falta uma ata de nomeação de gerente ou de autorização da operação transforma uma formalidade num problema de tesouraria.
O quarto é a conservatória. Muitos atos sujeitos a registo assentam na deliberação dos sócios, e o registo exige o documento que a prova.
Há ainda uma situação menos óbvia, que é a entrada de um novo gerente ou de um novo contabilista. Quem chega precisa de perceber o que foi decidido antes, e o livro de atas é a única fonte que tem valor jurídico. Uma empresa cujo histórico de decisões vive apenas na memória de quem lá está há mais tempo depende, na prática, da disponibilidade e da boa vontade dessa pessoa.
O quarto é a conservatória. Muitos atos sujeitos a registo assentam na deliberação dos sócios, e o registo exige o documento que a prova.
Os erros que se repetem
Juntando tudo, a lista de falhas mais frequentes em pequenas e médias empresas é curta e muito previsível:
Atas escritas apenas uma vez por ano, para a aprovação de contas, com todas as outras decisões por registar.
Atas lavradas em folhas avulsas impressas e arquivadas em pasta, sem nunca entrarem no livro ou nas folhas numeradas e rubricadas, o que as reduz a princípio de prova.
Atas genéricas que dizem que "foi aprovado o ponto 2 da ordem do dia" sem reproduzir o que foi aprovado.
Sociedades unipessoais sem qualquer ata, por se julgar que o sócio único está dispensado.
Deliberações tomadas em escritura pública sem menção no livro de atas.
Gerentes que discordam de decisões do órgão de gestão sem deixar declaração de voto no prazo de 5 dias.
Atas redigidas meses depois, com base na memória, e assinadas por quem já não se lembra bem do que se decidiu.
Livros perdidos em mudanças de contabilista ou de instalações, sem cópia e sem registo de onde estão.
Nenhum destes erros aparece enquanto tudo corre bem. Todos aparecem de uma vez quando alguma coisa corre mal, e nessa altura já não é possível corrigir sem custo.
Uma rotina mínima que resolve quase tudo
A boa notícia é que evitar estes problemas não exige estrutura nem advogado permanente. Exige uma rotina simples, mantida com disciplina.
Definir quem é responsável pelo livro de atas, por nome, e onde ele está guardado. Uma pessoa, um sítio.
Lavrar ata no próprio dia de qualquer decisão dos sócios que vá ter de ser mostrada a terceiros ou que altere a estrutura, o capital, a gestão ou a distribuição de resultados.
Usar um modelo que cumpra os 8 elementos do artigo 63.º e rever cada ata contra essa lista antes de a assinar.
Registar no livro a menção de qualquer deliberação tomada fora dele, com referência ao documento onde consta.
Nas sociedades unipessoais, lavrar ata de todas as decisões do sócio único com natureza de deliberação.
Nas gerências plurais, registar as decisões relevantes com indicação do sentido de voto de cada gerente, e lembrar a quem discorda que tem 5 dias para deixar declaração.
Fazer uma revisão anual do livro, idealmente na altura da aprovação das contas, para confirmar que tudo o que foi decidido no ano está lá.
Guardar uma cópia digital de cada ata assinada, fora das instalações da empresa.
Esta rotina não exige advogado, exige gestão. É exatamente o tipo de disciplina de organização da empresa que se trabalha na imersão CHECKMATE: Gestão 2.0, com um critério muito prático: aquilo que cada empresário consegue demonstrar no dia em que lho pedirem.
Uma última nota de cautela, porque esta matéria tem nuances que dependem do caso. O conteúdo exato de cada ata, a forma de deliberação adequada a cada decisão e as exigências do contrato de sociedade concreto variam de empresa para empresa. Para decisões com impacto relevante, como aumentos de capital, entradas e saídas de sócios, garantias ou alterações ao contrato, vale a pena ter a minuta revista por quem responde tecnicamente por ela.
O livro de atas é o único documento da empresa cuja importância é inversamente proporcional à atenção que recebe. Enquanto os sócios se entendem, o negócio corre bem e ninguém de fora faz perguntas, parece uma formalidade herdada de outros tempos, útil apenas para o contabilista cumprir o calendário. No dia em que um sócio sai zangado, um comprador pede para ver, um banco exige poderes, um gerente é chamado a responder por uma decisão de que discordou, ou uma família precisa de perceber o que foi decidido por alguém que já não está, passa a ser o documento mais importante da empresa, e nessa altura já só vale o que lá estiver escrito. A lei não pede muito: 8 elementos por ata, um livro ou folhas numeradas, a assinatura de quem participou, e a menção das decisões tomadas fora da assembleia. Pede sobretudo uma coisa que custa pouco e que quase ninguém faz, que é escrever no próprio dia o que foi decidido nesse dia. A diferença entre uma empresa que o faz e uma que não o faz não se vê durante anos. Vê-se de uma só vez, no momento em que alguém pergunta pela ata e a resposta é, ou não é, abrir a gaveta.
