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Rafael Parreira
Antes de falar de obrigações e formalidades, importa compreender o que esta figura realmente é, porque é dessa compreensão que decorre tudo o resto. A assembleia geral, ou reunião de sócios, é o órgão através do qual as pessoas que detêm o capital de uma sociedade tomam as decisões que lhes competem, formando e exprimindo a vontade coletiva da empresa naquilo que está reservado aos donos.
Há uma distinção fundamental que muitos empresários nunca interiorizam e que é a raiz de boa parte da confusão: a separação entre a propriedade e a gestão. Numa sociedade, os sócios são os donos, mas o dia a dia é conduzido pela gerência ou pela administração, que pode coincidir ou não com os sócios. A assembleia é precisamente o espaço onde os donos, enquanto donos, exercem o seu poder sobre as matérias que a lei e o contrato lhes reservam, em contraste com as decisões correntes de gestão que cabem a quem administra. Confundir o poder dos sócios com o poder dos gerentes é um erro comum, e a assembleia existe justamente para dar forma e registo ao primeiro. Mesmo numa empresa onde os sócios são também os gerentes, estes dois chapéus existem e têm momentos próprios.
As matérias que cabem à assembleia decidir são definidas pela lei e pelo contrato de sociedade, e variam consoante o tipo de empresa, mas há um núcleo que se repete. Compete tipicamente aos sócios deliberar sobre a aprovação anual das contas e do relatório de gestão, sobre a aplicação dos resultados, ou seja, o que fazer aos lucros, sobre alterações ao contrato de sociedade, sobre a designação e destituição de gerentes, sobre operações de grande relevo como a aquisição ou alienação de bens importantes, e sobre as decisões estruturais que mudam a natureza ou o rumo da empresa. São, no fundo, as decisões que ultrapassam a gestão corrente e que pertencem por direito a quem detém o capital.
Há ainda uma dimensão que escapa a quase toda a gente e que vale a pena sublinhar: a assembleia não serve apenas para cumprir a lei, serve para proteger os próprios sócios uns dos outros e a empresa de todos eles. Quando uma decisão importante passa por uma assembleia formal, com registo do que foi decidido e de quem votou como, cria-se uma clareza que previne conflitos futuros, protege a minoria de abusos da maioria, e dá a cada sócio a segurança de saber que as regras foram seguidas. As empresas que tratam as assembleias como teatro vazio descobrem o seu valor real precisamente quando surge o desentendimento que a formalidade teria ajudado a evitar ou a resolver. Esta lógica de prevenção é parte de uma boa gestão de conflitos entre sócios, em que o formalismo bem aplicado é um amortecedor e não um estorvo.
A obrigação que ninguém pode ignorar: a aprovação anual de contas
Se há uma obrigação neste domínio que nenhuma sociedade pode dispensar, é a da prestação e aprovação anual de contas. Todos os anos, sem exceção, as contas de uma sociedade têm de ser apresentadas aos sócios e por eles aprovadas, e esta é a assembleia que dá nome à chamada assembleia geral anual ou ordinária. Não é opcional, não depende de a empresa ter tido lucros ou prejuízos, não desaparece porque os sócios já sabem todos como correu o ano.
A lei é precisa quanto aos prazos. No regime das sociedades anónimas, o Código das Sociedades Comerciais determina que a assembleia geral deve reunir no prazo de três meses a contar do encerramento do exercício, ou no prazo de cinco meses quando se trate de sociedades que devam apresentar contas consolidadas ou apliquem o método da equivalência patrimonial. Esta assembleia destina-se a deliberar sobre o relatório de gestão e as contas do exercício, sobre a proposta de aplicação de resultados, a proceder à apreciação geral da administração e fiscalização, e às eleições que sejam da sua competência. O prazo não é uma sugestão, é uma obrigação legal, e o seu incumprimento expõe a sociedade e os seus responsáveis a consequências que vão da coima à responsabilização.
Para as sociedades por quotas, que constituem a esmagadora maioria do tecido empresarial, a obrigação de prestar contas anualmente mantém-se com igual força e sujeita igualmente a prazo: a aprovação das contas deve ocorrer, em regra, nos três meses seguintes ao encerramento do exercício, ou nos cinco meses seguintes no caso de sociedades que apresentem contas consolidadas. Importa aqui desfazer um equívoco perigoso e frequente: muitos empresários julgam que, por entregarem a declaração anual de informação contabilística e fiscal às autoridades, estão dispensados de aprovar formalmente as contas em assembleia. Não estão. A jurisprudência é clara ao afirmar que o cumprimento das obrigações declarativas fiscais não desonera a gerência de apresentar as contas aos sócios e de promover a sua aprovação. São duas obrigações distintas, uma perante o Estado e outra perante os sócios, e cumprir uma não substitui a outra.
Existe, no entanto, uma via simplificada que a lei admite e que é muito útil para as pequenas sociedades. Quando todos os sócios são também gerentes e todos assinam, sem reservas, o relatório de gestão, as contas e a proposta de aplicação de resultados, a realização da assembleia pode ser dispensada, considerando-se as contas aprovadas por essa via. É um mecanismo pensado precisamente para a realidade das empresas familiares e de pequena dimensão, mas tem um requisito que não admite atalhos: a unanimidade e a assinatura sem reservas de todos. Basta um sócio-gerente que não assine, ou que assine com reservas, para que a assembleia formal volte a ser indispensável. Compreender bem estas obrigações é parte do conhecimento básico de quem gere uma empresa, e cruza-se diretamente com o trabalho da contabilidade para empresários, que prepara os documentos que a assembleia depois aprecia e aprova.
Cumprir a obrigação de reunir não basta; é preciso que a reunião seja validamente convocada e realizada, porque uma assembleia mal convocada pode ter as suas deliberações invalidadas, deitando por terra todo o esforço. Esta é a parte técnica onde mais erros se cometem, quase sempre por desconhecimento das formalidades, e é também onde o rigor mais compensa.
A convocação é o primeiro ato, e tem regras próprias. Nas sociedades por quotas, a lei determina que a convocação seja feita por carta registada, com uma antecedência mínima de quinze dias em relação à data da assembleia, salvo se o contrato de sociedade exigir formalidades adicionais. Esta carta deve indicar com clareza a data, a hora, o local e, crucialmente, a ordem do dia, ou seja, os assuntos concretos sobre os quais se vai deliberar. A ordem do dia não é um detalhe, é uma garantia: os sócios têm o direito de saber, antecipadamente, sobre que matérias serão chamados a decidir, e em regra não podem ser tomadas deliberações válidas sobre assuntos que dela não constem. Convocar para aprovar contas e acabar a deliberar sobre a destituição de um gerente é um caminho seguro para a invalidade.
A lei prevê, contudo, formas de deliberação que dispensam o formalismo da convocação, e conhecê-las é muito útil para a realidade das pequenas empresas. Uma delas é a assembleia universal, que ocorre quando estão presentes ou representados todos os sócios e todos manifestam a vontade de que a reunião se constitua como assembleia para deliberar sobre determinados assuntos. Nesse caso, as formalidades de convocação são dispensadas, precisamente porque a sua razão de ser, garantir que ninguém é apanhado de surpresa, deixa de existir quando todos estão presentes e de acordo em reunir. É um mecanismo extremamente prático para as sociedades de poucos sócios, desde que rigorosamente respeitado.
Para além da assembleia presencial, regularmente convocada ou universal, a lei portuguesa admite outras formas de os sócios deliberarem, e o seu elenco é taxativo, ou seja, não há outras para além das previstas. Os sócios podem deliberar por deliberação unânime por escrito, em que todos exprimem por escrito a sua concordância sem necessidade de qualquer reunião, e por deliberação por voto escrito, modalidade própria das sociedades por quotas em que a deliberação é tomada através de votos enviados por escrito após consulta aos sócios. Estas formas alternativas são instrumentos valiosos para empresas cujos sócios estão dispersos ou que querem evitar o peso de reunir presencialmente, mas cada uma tem requisitos próprios que devem ser escrupulosamente cumpridos para que a deliberação seja válida.
Quanto à condução da reunião em si, há aspetos formais que importam. Salvo disposição diversa do contrato, a presidência da assembleia cabe ao sócio presente que detenha ou represente a maior fração de capital, preferindo-se o mais velho em caso de igualdade. A verificação de quem está presente, a confirmação de que há condições para deliberar validamente, a apresentação ordenada dos pontos da ordem do dia, a discussão e a votação de cada um, tudo isto deve seguir uma sequência clara. Uma assembleia bem conduzida não é mais lenta nem mais pesada; é apenas mais segura, e essa segurança é um ativo. Conduzir bem estas reuniões é uma competência que se cruza com a de gerir quaisquer reuniões produtivas, com a diferença de que aqui o formalismo tem consequências jurídicas que noutras reuniões não existem.
A ata: o documento que prova que tudo aconteceu
Chegamos ao coração formal de todo este processo, o documento que muitas empresas tratam com desleixo e que é, na verdade, a peça mais importante de todas: a ata. Sem ata, ou com uma ata mal feita, é como se a deliberação não tivesse existido, por mais real que tenha sido a reunião e por mais clara que tenha sido a decisão.
A razão é simples e está na própria lei. O Código das Sociedades Comerciais estabelece, no artigo dedicado às atas, que as deliberações dos sócios só podem ser provadas pelas atas das assembleias ou, quando sejam admitidas deliberações por escrito, pelos documentos de onde elas constem. Isto significa que a ata não é um resumo opcional da reunião, é o único meio de prova das decisões tomadas: uma deliberação que não esteja documentada em ata é, para todos os efeitos práticos, uma deliberação que não se consegue provar que existiu. É esta a consequência jurídica que transforma a ata de formalidade aborrecida em documento essencial.
A mesma lei define o conteúdo mínimo que uma ata tem obrigatoriamente de incluir, e cada um destes elementos tem uma função.
A ata deve conter a identificação da sociedade, o lugar, o dia e a hora da reunião, e o nome de quem presidiu.
A ata deve indicar o nome dos sócios presentes ou representados e o valor nominal das respetivas quotas ou participações, o que permite verificar se havia condições para deliberar e qual o peso de cada voto.
A ata deve conter a ordem do dia, ou então a menção de que se tratou de assembleia universal em que todos quiseram reunir sem formalidades prévias.
A ata deve registar o teor das deliberações tomadas e o resultado das votações sobre cada ponto.
Estes elementos não são decorativos: são o que permite, no futuro, reconstituir com segurança o que foi decidido e como.
Há ainda regras sobre a forma e a assinatura das atas que importa conhecer. As atas são, em regra, lavradas no livro de atas da sociedade, ou em folhas soltas devidamente numeradas e rubricadas, e nas sociedades por quotas devem, em princípio, ser assinadas por todos os sócios que participaram na assembleia. A lei salvaguarda, ainda assim, que nenhum sócio é obrigado a assinar atas que não estejam consignadas nesse livro ou nessas folhas, o que protege contra a aposição de assinaturas em documentos avulsos sem as devidas garantias de autenticidade. Em determinadas circunstâncias, a lei prevê que a ata possa ou deva ser lavrada por notário, designadamente quando a assembleia assim o delibere no início da reunião ou quando um sócio o requeira por escrito, entregue na sede com cinco dias úteis de antecedência, suportando nesse caso as despesas notariais. Conhecer estas regras evita o erro de produzir atas que não cumprem os requisitos formais e que, por isso, podem ter o seu valor probatório posto em causa.
Um ponto importante que muitos ignoram: certas deliberações, pela sua natureza, têm de ser não só documentadas em ata como registadas na conservatória do registo comercial para produzirem todos os seus efeitos, sobretudo perante terceiros. Alterações ao contrato de sociedade, mudanças na gerência, operações sobre o capital, entre outras, exigem este passo adicional de registo. A ata é a base, mas para estas matérias não é o fim do caminho, e descurar o registo subsequente é deixar a decisão a meio, válida entre os sócios mas inoponível a quem está de fora.
Vale ainda uma palavra sobre a representação de sócios, tema que gera dúvidas frequentes. Um sócio que não possa estar presente pode, dentro das condições previstas na lei e no contrato, fazer-se representar em assembleia, mas aqui há uma restrição que surpreende muitos e que importa conhecer. Nas sociedades por quotas, e salvo se o contrato de sociedade previr expressamente uma solução mais ampla, o sócio só pode fazer-se representar pelo cônjuge, por um ascendente, por um descendente ou por outro sócio, não podendo, por defeito, nomear um terceiro qualquer para esse efeito. Esta limitação resulta do caráter mais pessoal deste tipo de sociedade, e distingue-o das sociedades anónimas, onde a representação do sócio é, em regra, mais livre. A escolha do representante tem, por isso, de respeitar este leque antes de qualquer outra preocupação.
Verificada esta condição, a representação concretiza-se mediante documento adequado que confira os poderes, e quando ela acontece a ata deve refletir não apenas a presença do representante mas também a qualidade em que ali está e os poderes que lhe foram conferidos, devendo o documento de representação ser conservado junto da documentação da assembleia. Uma representação mal documentada, ou feita por quem a lei não admite como representante, pode pôr em causa a validade do voto exercido e, por arrastamento, da própria deliberação, pelo que este aspeto, aparentemente menor, merece o mesmo cuidado que se dedica ao resto. Em sociedades com sócios dispersos ou ausentes, dominar bem as regras de representação, incluindo quem pode validamente representar quem, é o que permite que a vida societária continue a funcionar sem que a ausência física de alguém paralise as decisões.
A aprovação anual de contas é a obrigação mais regular, mas está longe de ser a única matéria que exige uma deliberação formal dos sócios. Há um conjunto de decisões que, pela sua importância, a lei reserva à assembleia, e tratá-las informalmente é não só arriscado como, em muitos casos, simplesmente ineficaz, porque sem a deliberação correta a decisão não produz efeitos.
As alterações ao contrato de sociedade são o exemplo mais claro. Mudar o objeto social, a denominação, a sede, o capital, as regras de funcionamento, tudo isto exige deliberação dos sócios tomada com as maiorias que a lei impõe, que para estas matérias são habitualmente reforçadas em relação às deliberações correntes. Não basta o acordo informal de quem manda; é preciso a deliberação formal e, depois, o respetivo registo, sob pena de a alteração não valer perante terceiros. São decisões estruturais que mexem na própria identidade jurídica da empresa e que, por isso, a lei rodeia de cautelas acrescidas.
As operações sobre o capital social, como aumentos ou reduções, e as decisões sobre a entrada ou saída de sócios, são outro território que obriga a deliberação cuidada. A transmissão de participações sociais, em particular, costuma estar sujeita a regras próprias e, muitas vezes, ao consentimento da sociedade expresso em deliberação. Uma cessão de quotas mal conduzida do ponto de vista formal pode ficar ferida de invalidade ou de ineficácia, com consequências graves para quem julgava ter adquirido ou alienado uma posição na empresa. Quem entra ou sai de uma sociedade tem todo o interesse em que estes atos sejam impecáveis, porque é deles que depende a segurança da sua própria posição.
A designação e a destituição de gerentes ou administradores, a distribuição de lucros, a prestação de garantias pela sociedade, a aprovação de negócios entre a sociedade e os seus próprios sócios ou gerentes, são mais exemplos de matérias que tipicamente exigem deliberação. Cada uma tem as suas regras de competência e de maioria, e o erro de as tratar como decisões de gestão corrente, dispensáveis de formalismo, é uma fonte recorrente de problemas. A escolha da própria forma jurídica do negócio influencia o peso destas obrigações, e quem pondera entre ser empresário em nome individual ou constituir uma sociedade deve ter presente que a estrutura societária, com todas as suas vantagens, traz consigo este conjunto de deveres formais que o empresário individual não tem.
Há ainda situações em que a estrutura societária se torna mais complexa, com vários sócios, grupos de empresas ou veículos de detenção do capital, e em que a disciplina das assembleias ganha uma importância acrescida. Em estruturas de grupo, organizadas por exemplo através de uma holding ou SGPS, a articulação das deliberações entre as várias sociedades exige um rigor adicional, porque decisões numa sociedade dependem ou repercutem-se noutras. Avaliar corretamente o que está em jogo nestas decisões, sobretudo quando envolvem o valor das participações, beneficia do apoio de uma ferramenta de avaliação de empresas que ajude a quantificar o que cada deliberação efetivamente movimenta em termos de património.
A dimensão sucessória é outra em que as assembleias e a documentação societária assumem peso decisivo. Quando se prepara a passagem de uma empresa para a geração seguinte, ou a entrada de herdeiros no capital, o histórico de deliberações bem documentadas é o que permite que a transição se faça com segurança e sem litígios. Um planeamento sucessório sério assenta, em boa parte, na solidez dos atos societários acumulados ao longo dos anos, e empresas que descuraram as suas assembleias durante décadas descobrem, no momento da sucessão, o custo dessa negligência.
Os erros que invalidam decisões e geram conflitos
Conhecidas as obrigações e as formalidades, vale a pena olhar de frente para os erros mais comuns neste domínio, porque cada um deles é capaz de transformar uma decisão que se julgava firme num problema sério. São erros que nascem quase sempre da informalidade excessiva e da subestimação das consequências.
O primeiro e mais comum é simplesmente não fazer atas, ou fazê-las de qualquer maneira muito depois da reunião, reconstruindo de memória o que terá sido decidido. Esta prática, banal em pequenas empresas, cria um vazio probatório perigoso: quando surge a necessidade de provar uma decisão, não há documento, ou há um documento frágil e contestável. A empresa que não lavra atas atempada e corretamente está a construir o seu futuro sobre um registo que não existe, e a fragilidade só se revela quando já é tarde para a corrigir.
O segundo erro é deliberar sobre matérias que não constavam da ordem do dia numa assembleia convocada. Como vimos, os sócios têm o direito de saber antecipadamente o que vai ser decidido, e deliberações sobre assuntos não anunciados são, em regra, inválidas. A tentação de aproveitar a reunião para resolver um assunto que surgiu entretanto é compreensível, mas o caminho correto é convocar nova assembleia ou recorrer a uma das formas de deliberação que dispensam convocação, não atropelar a ordem do dia.
O terceiro erro é a convocação defeituosa: não respeitar a forma legal, não cumprir a antecedência mínima, não enviar a todos os sócios, omitir elementos essenciais. Cada uma destas falhas pode constituir fundamento para impugnar as deliberações tomadas, e um sócio descontente que conheça as regras pode usar uma convocação defeituosa para anular uma decisão que não lhe agradou, mesmo que o conteúdo da decisão fosse perfeitamente legítimo. O rigor na convocação é, por isso, uma proteção e não um capricho.
O quarto erro é confundir as formas de deliberação ou aplicá-las mal, julgando, por exemplo, que uma troca de mensagens informais entre sócios equivale a uma deliberação unânime por escrito válida, ou que uma conversa em que todos concordaram dispensa qualquer registo. As formas de deliberação têm requisitos próprios, e a aparência de acordo não substitui o cumprimento desses requisitos. Decisões importantes tomadas informalmente, sem a forma legal adequada, ficam expostas a serem mais tarde negadas ou contestadas por quem mude de ideias.
O quinto erro, mais subtil mas igualmente grave, é tratar as assembleias como pura encenação, lavrando atas de reuniões que nunca aconteceram realmente ou registando unanimidades que não existiram. Para além de ser uma prática de risco legal, esta ficção esvazia o próprio valor protetor das assembleias e pode ter consequências sérias se vier a ser descoberta. A formalidade só protege quando é genuína; quando é encenada, torna-se uma vulnerabilidade adicional. Estas decisões societárias entrelaçam-se frequentemente com a tomada de decisão estratégica da empresa, e tratá-las com leviandade contamina a qualidade de todo o processo decisório.
Para lá de cumprir o mínimo legal, há um conjunto de boas práticas que distinguem as empresas que usam as assembleias como ferramenta de boa governação das que se limitam a evitar problemas. Adotá-las não custa significativamente mais e devolve muito em clareza, segurança e prevenção de conflitos.
A primeira boa prática é a antecipação e o calendário. Em vez de tratar a assembleia anual de contas como uma corrida contra o prazo, as empresas organizadas inscrevem-na no calendário com antecedência, preparam atempadamente os documentos a apreciar, e convocam dentro dos prazos com folga. Esta antecipação evita o atropelo das formalidades que a pressa do último momento provoca, e dá aos sócios tempo para analisar os documentos com a atenção que decisões importantes merecem.
A segunda é a qualidade da documentação preparatória. Uma assembleia corre melhor quando os sócios recebem, com a convocação ou antes dela, a informação que vão apreciar, sejam as contas, os relatórios ou as propostas em discussão. Sócios bem informados decidem melhor e mais depressa, e a transparência na partilha de informação previne a desconfiança que tantas vezes está na origem dos conflitos societários. Esta organização documental cruza-se com a disciplina de uma boa gestão de projetos aplicada à própria governação da empresa, em que cada momento importante é preparado e não improvisado.
A terceira boa prática é a redação cuidada e atempada das atas. A ata deve ser escrita o mais próximo possível da reunião, enquanto a memória é fresca, e deve refletir fielmente e com clareza o que foi decidido, sem ambiguidades que mais tarde gerem dúvidas. Uma ata bem redigida é precisa nos factos, completa nos elementos obrigatórios, e clara na formulação das deliberações, de modo a que qualquer pessoa que a leia no futuro perceba inequivocamente o que foi decidido. Vale a pena investir tempo nesta redação, porque é este o documento que ficará.
A quarta é a guarda organizada e segura de toda a documentação societária. As atas, as convocatórias, os comprovativos de envio, os documentos apreciados, tudo isto deve ser conservado de forma organizada e acessível, idealmente de forma que resista à passagem do tempo e à mudança das pessoas. Empresas que perdem o rasto às suas próprias atas encontram-se em dificuldades sérias quando precisam de as exibir, e a reconstituição a posteriori é sempre frágil. Esta memória organizada é particularmente crítica em decisões que afetam a estrutura do capital, e a sua falha é uma das vulnerabilidades que uma boa gestão de risco empresarial procura eliminar, porque um histórico documental sólido é, ele próprio, uma forma de proteger a empresa contra contestações futuras.
A quinta boa prática, talvez a mais estratégica, é encarar as assembleias como momentos de governação e não apenas de cumprimento. Uma assembleia bem conduzida é uma oportunidade para alinhar os sócios em torno do rumo da empresa, para discutir com seriedade a aplicação dos resultados, para tomar decisões estruturantes com a ponderação que merecem. As empresas mais maduras usam estes momentos para fortalecer a relação entre os sócios e a coesão em torno da estratégia, transformando uma obrigação legal numa ferramenta de gestão.
Esta visão mais elevada da governação societária é precisamente o que se trabalha na imersão CHECKMATE: Gestão 2.0, onde quem lidera uma empresa aprende a estruturar a sua governação de forma a que ela sirva o crescimento em vez de o travar.
Quando a estrutura societária se complexifica, com vários sócios ou veículos de detenção do capital, estas práticas tornam-se ainda mais decisivas, e o recurso a estruturas como um family office para organizar o património e a sua governação ganha todo o sentido.
Há uma ironia no modo como tantas empresas tratam as assembleias e as atas: aquilo que é visto como o cúmulo da burocracia inútil é, na verdade, um dos instrumentos mais poderosos de proteção que uma sociedade e os seus sócios têm ao seu dispor. A formalidade que se despreza no dia bom é a mesma que salva no dia mau, quando um conflito rebenta, quando uma decisão é contestada, quando alguém de fora precisa de confiar no que ficou registado. Quem compreende isto deixa de ver as assembleias como um fardo e passa a vê-las pelo que são: a estrutura que dá segurança jurídica às decisões mais importantes da vida de uma empresa. O caminho para fazer isto bem não exige ser jurista, exige método e respeito pelas regras. Conhecer as obrigações que não se podem dispensar, sobretudo a aprovação anual de contas. Convocar com rigor, deliberar sobre o que foi anunciado, escolher a forma de deliberação adequada a cada situação. Lavrar atas completas, fiéis e atempadas, e guardá-las com o cuidado que o seu valor justifica. Nada disto é complexo quando se entende a lógica que o sustenta, e tudo isto compõe a diferença entre uma empresa cuja governação resiste a qualquer escrutínio e uma que vive na esperança de que ninguém olhe com atenção. Numa altura em que a transparência e a boa governação valem cada vez mais, tratar bem este pilar discreto da vida societária deixou de ser um luxo de grandes empresas para se tornar uma marca de seriedade ao alcance, e à responsabilidade, de qualquer negócio. E talvez seja essa a forma mais justa de olhar para o tema: não como uma imposição que a lei faz a contragosto dos empresários, mas como um conjunto de ferramentas que protege quem as usa bem e desampara quem as ignora, sendo a escolha entre uma coisa e outra, no fim de contas, inteiramente de cada empresário e da seriedade que decide imprimir à sua empresa.
