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Última Atualização:
Rafael Parreira
A Autoridade para as Condições do Trabalho é o organismo que fiscaliza o cumprimento das normas laborais e de segurança e saúde no trabalho. O regime que define como atua e como correm os processos de contraordenação é a Lei n.º 107/2009, que regula o procedimento das contraordenações laborais e de segurança social.
Segundo essa lei, o inspetor do trabalho pode, entre outros procedimentos:
Requisitar, examinar e copiar documentos e outros registos relevantes para esclarecer as relações e as condições de trabalho, com efeitos imediatos ou para apresentação posterior nos serviços da ACT.
Notificar a empresa para adotar medidas de prevenção em matéria de riscos profissionais, incluindo medições, testes ou peritagens feitas por organismos especializados.
Ordenar medidas imediatamente executórias, incluindo a suspensão de trabalhos, quando haja risco grave ou probabilidade séria de lesão da vida, da integridade física ou da saúde dos trabalhadores.
Levantar autos de notícia e participações pelas infrações que verifique, ou autos de advertência nas infrações leves das quais ainda não tenha resultado prejuízo grave.
Durante uma visita, o inspetor pode percorrer as instalações, falar com os trabalhadores, pedir documentos no momento ou fixar um prazo para que sejam apresentados, e verificar as condições de segurança do local de trabalho. As visitas acontecem por iniciativa da própria ACT, muitas vezes em ações dirigidas a setores ou temas específicos, ou na sequência de queixas apresentadas por trabalhadores, sindicatos ou outras entidades. Numa ação nacional sobre teletrabalho, por exemplo, a própria ACT explicou que tinha dirigido as visitas a locais de trabalho escolhidos com base em indicadores de risco de incumprimento e em denúncias.
Muitas inspeções resultam do setor em que a empresa está, dos sinais de risco que apresenta ou de uma queixa. Saber isto muda a forma de olhar para a preparação. Se a empresa tem conflitos internos por resolver, horas extra por pagar ou colaboradores descontentes com o vínculo que têm, a probabilidade de uma visita é maior do que a média.
Para que serve, afinal, uma inspeção
É fácil ver a ACT apenas como uma fonte de coimas. A investigação sugere que o efeito das inspeções vai além disso. Num estudo publicado na Science, David Levine, Michael Toffel e Matthew Johnson aproveitaram o facto de a inspeção de segurança da Califórnia escolher algumas empresas por sorteio e compararam 409 empresas inspecionadas com 409 empresas semelhantes que não o foram. Nos anos seguintes, as empresas inspecionadas registaram uma redução de 9,4% nos acidentes de trabalho e de 26% nos custos com esses acidentes, sem qualquer efeito detetável no emprego, nas vendas ou na sobrevivência das empresas.
O estudo diz respeito à segurança no trabalho e ao sistema norte-americano, e a análise independente do Departamento do Trabalho dos Estados Unidos classifica a evidência causal como moderada. Mas a conclusão é útil para qualquer empresário: cumprir as regras de segurança não é apenas evitar coimas. É evitar acidentes, e os acidentes custam muito mais do que as coimas.
O que a ACT costuma verificar
Uma inspeção pode incidir sobre qualquer matéria laboral ou de segurança e saúde, mas há um conjunto de temas que aparece com frequência, porque é onde as falhas são mais comuns e mais fáceis de verificar.
Tempos de trabalho
É provavelmente o tema mais verificado, porque é onde as práticas mais se afastam do papel. O inspetor compara o que está no mapa de horário, o que está no registo de tempos de trabalho e o que observa ou ouve dos trabalhadores. As falhas típicas são:
Mapa de horário desatualizado ou não afixado.
Registo de tempos de trabalho inexistente, incompleto ou preenchido de forma a não refletir a realidade.
Trabalho suplementar e banco de horas sem registo, sem acordo ou sem pagamento.
Desrespeito pelos intervalos de descanso e pelo descanso semanal.
O registo de tempos de trabalho merece atenção especial. O Código do Trabalho, no artigo 202.º, obriga o empregador a manter o registo dos tempos de trabalho de todos os trabalhadores, incluindo os isentos de horário, em local acessível e de forma que permita a consulta imediata. O registo deve indicar as horas de início e de fim do trabalho e os intervalos, e tem de ser guardado durante 5 anos. A violação é uma contraordenação grave.
Um registo de horas que diz sempre exatamente 9h às 18h, todos os dias, para toda a gente, é muitas vezes mais suspeito do que útil. O inspetor sabe que o trabalho real raramente é tão regular, e os trabalhadores costumam confirmar o que acontece de facto.
Vínculos e contratos
O inspetor verifica se cada pessoa que trabalha na empresa tem o vínculo adequado. Isto inclui:
Contratos a termo sem forma escrita ou sem motivo justificativo válido, o que pode levar a que sejam considerados sem termo, como se explica no guia sobre o contrato de trabalho a termo.
Trabalhadores sem comunicação de admissão à Segurança Social.
A informação escrita sobre as condições do contrato que o empregador é obrigado a entregar ao trabalhador.
Prestadores de serviços que, na realidade, trabalham como qualquer outro colaborador.
Este último ponto tem um procedimento próprio, que convém conhecer em detalhe e que é tratado mais adiante.
Retribuição
O inspetor pode verificar se os salários respeitam o salário mínimo e o que estiver previsto no contrato coletivo de trabalho aplicável, se os subsídios de férias e de Natal são pagos, se o trabalho suplementar é remunerado e se os recibos de vencimento contêm a informação exigida. Um processamento de salários bem organizado é, em grande parte, a melhor defesa nesta matéria. Recibos que mostram com clareza o período a que respeitam, a retribuição base, os subsídios, o trabalho suplementar e os descontos permitem ao inspetor confirmar em poucos minutos o que, de outra forma, obrigaria a pedir explicações, cálculos e documentos adicionais. E quando um trabalhador tem dúvidas sobre o que recebe, um recibo claro evita que essa dúvida acabe numa queixa.
Férias
O mapa de férias tem regras precisas: deve ser elaborado até 15 de abril de cada ano e mantido afixado nos locais de trabalho entre essa data e 31 de outubro. O inspetor verifica também se as férias dos trabalhadores estão a ser efetivamente gozadas e se o subsídio de férias é pago nos termos legais.
Segurança e saúde no trabalho
É a área em que as consequências podem ser mais graves, incluindo a suspensão de trabalhos. O inspetor verifica, entre outros aspetos:
A organização dos serviços de segurança e saúde no trabalho, próprios ou externos.
A avaliação de riscos de cada posto de trabalho.
Os exames de saúde e as fichas de aptidão dos trabalhadores.
A formação e a informação dadas aos trabalhadores sobre os riscos.
Os equipamentos de proteção individual e as condições dos equipamentos de trabalho.
O seguro de acidentes de trabalho.
A organização dos serviços de medicina e segurança no trabalho é obrigatória independentemente da dimensão da empresa, e é uma das falhas mais comuns em empresas pequenas.
Igualdade, parentalidade e assédio
O inspetor pode verificar o cumprimento das regras de igualdade e não discriminação, os direitos de parentalidade e, nas empresas com 7 ou mais trabalhadores, a existência de um código de boa conduta para a prevenção e o combate ao assédio no trabalho, como exige o Código do Trabalho.
A preparação para uma inspeção passa, em grande parte, por ter os documentos certos, atualizados e fáceis de encontrar. Uma forma prática de organizar é separar o que tem de estar afixado do que tem de estar disponível.
O que deve estar afixado nos locais de trabalho
Documento | Regra |
|---|---|
Mapa de horário de trabalho | Afixado em local bem visível no local de trabalho a que respeita |
Mapa de férias | Elaborado até 15 de abril e afixado entre 15 de abril e 31 de outubro |
Indicação do instrumento de regulamentação coletiva aplicável | Quando exista |
Informação sobre direitos e deveres em matéria de igualdade e não discriminação | Em local apropriado |
Informação sobre a utilização de meios de vigilância à distância | Quando existam |
A afixação pode, em muitos casos, ser complementada por meios digitais acessíveis a todos os trabalhadores, mas convém confirmar, para cada documento, se o meio usado cumpre a exigência legal. Na dúvida, o papel na parede continua a ser a forma mais segura de provar que a informação estava disponível.
O que deve estar disponível para consulta
Contratos de trabalho e a informação escrita entregue a cada trabalhador sobre as condições do contrato.
Comprovativos da comunicação de admissão de cada trabalhador à Segurança Social.
Registo de tempos de trabalho, com 5 anos de histórico.
Registo de trabalho suplementar.
Recibos de vencimento.
Apólice do seguro de acidentes de trabalho, com todos os trabalhadores abrangidos.
Documentação da organização dos serviços de segurança e saúde, avaliação de riscos e fichas de aptidão.
Registo da formação contínua dada a cada trabalhador.
Código de boa conduta para prevenção do assédio, nas empresas com 7 ou mais trabalhadores.
Relatório único dos anos anteriores.
Contratos com empresas de trabalho temporário e prestadores de serviços, quando existam.
O critério para saber se um documento está bem organizado é simples: alguém que não o criou consegue encontrá-lo em 5 minutos? Se a resposta for não, o documento pode existir e, mesmo assim, não servir de nada no momento da inspeção.
Uma pasta que não depende de uma pessoa
Muitas PME concentram toda a informação laboral numa única pessoa, ou no contabilista. Quando essa pessoa está ausente, a empresa fica sem capacidade de resposta. A solução é ter uma pasta de conformidade laboral, física ou digital, com todos os documentos acima, atualizada todos os meses, e com pelo menos 2 pessoas na empresa que saibam onde está e o que contém.
O falso recibo verde
Um dos temas em que a ACT tem poderes mais fortes, e em que as consequências são mais pesadas, é o da prestação de serviços que esconde uma relação de trabalho.
O Código do Trabalho, no artigo 12.º, presume a existência de contrato de trabalho quando se verificam algumas características típicas: a atividade é realizada em local pertencente ao beneficiário ou por ele determinado, os equipamentos e instrumentos pertencem ao beneficiário, há horário definido pelo beneficiário, é paga uma quantia certa com periodicidade regular, ou a pessoa desempenha funções de direção ou chefia na estrutura da empresa.
Quando o inspetor encontra indícios destas características numa relação apresentada como prestação de serviços, a lei prevê um procedimento específico. Criado pela Lei n.º 63/2013 e alterado em 2017, este procedimento funciona assim:
O inspetor lavra um auto e notifica a empresa para, no prazo de 10 dias, regularizar a situação ou apresentar a sua posição.
Se a situação não for regularizada nesse prazo, a ACT remete, em 5 dias, a participação dos factos ao Ministério Público.
O Ministério Público pode intentar uma ação de reconhecimento da existência de contrato de trabalho no tribunal do trabalho.
Se o tribunal reconhecer o contrato de trabalho, a empresa passa a ter um trabalhador com todos os direitos correspondentes, e pode ter de regularizar contribuições para a Segurança Social. Se a empresa despedir a pessoa entre a notificação do auto e o fim do processo, o Ministério Público intenta um procedimento cautelar de suspensão do despedimento, como prevê a Lei n.º 55/2017.
A melhor preparação para este tema não é esconder a realidade, é analisá-la honestamente. Um trabalhador independente que tem horário fixado pela empresa, secretária na empresa, computador da empresa e recebe todos os meses o mesmo valor dificilmente será visto como independente por um inspetor. Quando a relação é, de facto, de trabalho, a regularização voluntária é quase sempre mais barata do que a regularização imposta.
A forma como a empresa reage à visita influencia o que acontece a seguir: a clareza do que fica registado e o tempo que o processo demora.
Receber os inspetores de forma correta e identificar rapidamente quem pode acompanhá-los. Ter definido previamente quem é essa pessoa, e quem a substitui, poupa minutos de confusão.
Pedir a identificação dos inspetores e perceber o âmbito da visita: se é geral, se está ligada a uma queixa ou a uma ação dirigida a um tema.
Apresentar o que existe e não inventar o que não existe. Se um documento não está disponível de imediato, é preferível dizer onde está e quando pode ser apresentado. A lei permite ao inspetor fixar um prazo para a apresentação.
Não impedir o contacto com os trabalhadores. O inspetor pode falar com eles, e tentar condicionar essas conversas é contraproducente e pode ter consequências.
Tomar notas do que é pedido, do que é entregue e dos prazos fixados.
Guardar cópia de tudo o que for entregue.
Há uma tentação comum que deve ser evitada: tentar corrigir documentos durante a visita, ou criar à pressa registos que não existiam. Um registo de horas preenchido no próprio dia para o mês inteiro é facilmente detetado, e transforma uma falha administrativa numa questão de credibilidade.
Quando a visita nasce de uma queixa
Se a inspeção resulta de uma queixa, a reação natural de muitos empresários é tentar descobrir quem a fez. É um erro, por várias razões. O Código do Trabalho considera abusiva a sanção aplicada a um trabalhador por ter reclamado legitimamente contra as condições de trabalho, e uma represália transforma um problema laboral num problema bem maior.
A pergunta útil não é quem fez a queixa, é o que na empresa tornou a queixa possível. Se há horas extra por pagar ou um vínculo mal definido, a queixa é o sintoma. Resolver a causa protege a empresa da próxima.
Trabalhadores estrangeiros
As empresas com trabalhadores de fora do Espaço Económico Europeu devem ter especial cuidado com a documentação: o contrato, a comunicação de admissão e os documentos que legitimam a permanência e o trabalho em Portugal. Desde a reforma laboral de 2023, a Segurança Social passou a transmitir à ACT a comunicação de admissão destes trabalhadores, o que significa que a informação chega à inspeção sem que ninguém tenha de fazer queixa. A pasta de cada um destes trabalhadores deve estar tão organizada como a dos restantes, ou mais.
Depois da visita: advertência, notificação ou auto
Terminada a visita, o inspetor pode tomar vários caminhos, que convém distinguir porque têm consequências muito diferentes.
Auto de advertência
Nas infrações leves das quais ainda não tenha resultado prejuízo grave, o inspetor pode levantar um auto de advertência, com indicação das medidas recomendadas e do prazo para as cumprir. É a situação mais favorável: a empresa corrige e o assunto fica resolvido. Mas a lei avisa que o incumprimento das medidas recomendadas influi na determinação da coima se o processo avançar.
Notificação para tomar medidas
O inspetor pode notificar a empresa para corrigir uma situação num prazo determinado, sobretudo em matéria de segurança e saúde. Se o cumprimento puder ser provado por documentos, a empresa deve apresentá-los nos serviços da ACT dentro do prazo. Nos restantes casos, deve comunicar que tomou as medidas necessárias.
Auto de notícia
Quando o inspetor verifica pessoalmente uma infração, levanta um auto de notícia. Os factos nele descritos consideram-se provados enquanto a autenticidade do documento ou a veracidade do seu conteúdo não forem fundadamente postas em causa. É por isso que a resposta a um auto de notícia deve ser feita com provas: documentos, registos e testemunhas.
Os 15 dias que contam
Depois de notificada do auto de notícia ou da participação, a empresa tem 15 dias para escolher entre 2 caminhos:
Pagar voluntariamente a coima. Nas infrações leves, graves ou muito graves praticadas com negligência, o pagamento no prazo de 15 dias é feito pelo valor mínimo da coima correspondente à negligência. O pagamento equivale a uma condenação e encerra o processo.
Apresentar resposta escrita, com os documentos que a empresa tenha e a indicação de testemunhas, dentro dos limites fixados na lei.
Há uma novidade prática a ter em conta. A ACT passou a notificar por edital, no seu portal, os autos de notícia, participações e decisões quando a notificação por correio não é viável, como explica uma nota da Abreu Advogados de fevereiro de 2026. Nesses casos, a notificação considera-se feita na data da publicação no portal, e o prazo de 15 dias começa a contar depois de um prazo de dilação de 3 dias. Uma empresa que não mantém a morada atualizada, ou que não abre o correio registado, pode perder o prazo de defesa sem saber que ele começou.
Se a decisão for desfavorável
A decisão de aplicação de coima pode ser impugnada judicialmente, no prazo de 20 dias após a notificação. Desde a reforma laboral de 2023, a lei atribui à impugnação efeito meramente devolutivo, o que significa que, em regra, não suspende a obrigação de pagar. O Tribunal Constitucional, num acórdão de junho de 2025, julgou essa regra inconstitucional quando a empresa se dispõe a prestar garantia bancária no valor da coima e das custas, mas essa decisão vale para o caso concreto e não tem força obrigatória geral. Estas decisões exigem apoio jurídico, porque os prazos são curtos e as regras processuais são específicas.
Pagar a coima não dispensa a empresa de cumprir a obrigação em falta. Uma empresa que paga a coima por não ter registo de horas continua obrigada a ter registo de horas, e uma nova inspeção pode encontrar a mesma falha.
As contraordenações laborais classificam-se em leves, graves e muito graves, e o valor da coima depende da gravidade, do volume de negócios da empresa e de a infração ter sido cometida com negligência ou com dolo. Os valores estão expressos em unidades de conta processual, a UC, que se mantém em 102€ em 2026, como indica a Direção-Geral do Emprego e das Relações de Trabalho, porque a sua atualização tem sido suspensa sucessivamente pelos orçamentos do Estado.
Para uma empresa com volume de negócios inferior a 500.000€, os limites do artigo 554.º do Código do Trabalho correspondem aos seguintes valores:
Gravidade | Negligência | Dolo |
|---|---|---|
Leve | 204€ a 510€ | 612€ a 918€ |
Grave | 612€ a 1.224€ | 1.326€ a 2.652€ |
Muito grave | 2.040€ a 4.080€ | 4.590€ a 9.690€ |
Os limites sobem com o volume de negócios. Numa empresa com volume de negócios igual ou superior a 10 milhões de euros, uma contraordenação grave por negligência vai de 1.530€ a 4.080€, e uma muito grave com dolo pode chegar a 61.200€. Nas contraordenações muito graves relacionadas com segurança e saúde no trabalho, trabalho de menores e alguns direitos coletivos, os valores máximos são elevados para o dobro, e a reincidência agrava os limites.
Há um detalhe que muitas empresas desconhecem e que pode sair caro: se a empresa não indicar o seu volume de negócios, aplicam-se os limites previstos para as empresas com volume de negócios igual ou superior a 10 milhões de euros. Uma pequena empresa que não responde a este pedido pode ver a coima mínima de uma infração grave passar de 612€ para 1.530€.
E há ainda o efeito de acumulação. Uma inspeção raramente encontra uma única falha. Um registo de horas deficiente, um mapa de férias em falta e um trabalhador sem formação registada são 3 infrações, com 3 coimas. É por isso que a preparação tem de ser global e cobrir todos os temas que uma inspeção pode verificar.
O calendário que evita surpresas
Parte das obrigações laborais tem datas fixas. Quando falham, falham quase sempre por esquecimento, e são das infrações mais fáceis de evitar com um simples calendário:
Mapa de férias, elaborado até 15 de abril e afixado até 31 de outubro.
Relatório único, a entregar todos os anos no prazo fixado para o efeito, com a informação sobre a atividade social da empresa no ano anterior.
Formação contínua, a que cada trabalhador tem direito, num mínimo de 40 horas por ano, segundo o artigo 131.º do Código do Trabalho, e que deve ficar registada.
Exames de saúde, com a periodicidade definida pelos serviços de medicina do trabalho.
Renovação e revisão do seguro de acidentes de trabalho, sempre que entram trabalhadores ou mudam os salários.
Revisão dos contratos a termo, antes das renovações e do limite de duração.
Uma empresa que tem estas datas num calendário partilhado, com um responsável por cada uma, elimina uma parte significativa do risco de uma inspeção sem ter de fazer mais nada.
Um plano de preparação em 30 dias
Para uma PME que nunca fez uma revisão de conformidade laboral, um mês chega para resolver o essencial.
Período | Foco | O que fazer |
|---|---|---|
Semana 1 | Inventário | Listar todas as pessoas que trabalham na empresa, com o vínculo de cada uma, e reunir os documentos existentes |
Semana 2 | Tempos de trabalho | Atualizar mapas de horário, confirmar que o registo de horas existe para todos e reflete a realidade, rever o trabalho suplementar |
Semana 3 | Segurança e saúde | Confirmar os serviços de segurança e saúde, a avaliação de riscos, os exames, o seguro e a formação |
Semana 4 | Organização | Montar a pasta de conformidade, afixar o que falta, definir quem acompanha uma inspeção e rever os vínculos duvidosos |
A partir daí, a manutenção é o que conta: uma revisão mensal curta dos registos e uma revisão anual completa, de preferência antes de abril, quando é preciso elaborar o mapa de férias e preparar o relatório único.
Quando vale a pena pedir ajuda
Uma empresa com poucos trabalhadores e vínculos simples consegue fazer esta revisão internamente, com o apoio do contabilista. Mas há situações em que uma auditoria laboral feita por um advogado ou consultor especializado compensa largamente o custo:
Quando há prestadores de serviços com características de trabalho subordinado.
Quando a empresa tem trabalho por turnos, horários irregulares ou muito trabalho suplementar.
Quando há atividades com riscos de segurança significativos.
Quando a empresa já recebeu uma visita da ACT ou tem conflitos laborais em curso.
Uma auditoria prévia permite corrigir com calma, e com a prioridade certa, o que uma inspeção obrigaria a corrigir à pressa e com coimas.
As perguntas a fazer a ti próprio
Uma forma rápida de avaliar o risco da empresa é responder com honestidade a um conjunto de perguntas:
O horário afixado corresponde ao horário que as pessoas fazem de facto?
Se um trabalhador disser ao inspetor quantas horas faz por semana, o registo confirma o que ele diz?
Todas as pessoas que trabalham aqui foram comunicadas à Segurança Social antes de começarem?
Há alguém com recibos verdes que tem horário, lugar fixo e recebe o mesmo valor todos os meses?
O seguro de acidentes de trabalho cobre todos os trabalhadores e os salários reais?
Alguém consegue mostrar a avaliação de riscos dos postos de trabalho?
Cada trabalhador teve a formação a que tem direito no último ano, e isso está registado?
Se a pessoa que trata dos recursos humanos faltar amanhã, alguém sabe onde estão os documentos?
Cada "não" ou "não sei" é um ponto de trabalho. E, muitas vezes, é também uma fonte de conflito com os próprios trabalhadores, que é, por sua vez, a origem mais comum das queixas que levam a ACT a uma empresa.
Os erros que mais custam
Tratar o registo de tempos de trabalho como uma formalidade preenchida sempre da mesma forma.
Manter prestadores de serviços que trabalham como qualquer colaborador, com horário, posto e pagamento fixo.
Deixar toda a informação laboral nas mãos de uma única pessoa.
Não ter os serviços de segurança e saúde organizados por a empresa ser pequena.
Não afixar o mapa de férias ou o mapa de horário.
Tentar criar ou corrigir documentos durante a visita.
Não abrir o correio registado ou não manter a morada atualizada, e perder o prazo de defesa.
Não indicar o volume de negócios quando é pedido.
Pagar a coima e não corrigir a falha que a originou.
Ignorar os sinais de descontentamento dos trabalhadores que, mais tarde, se transformam em queixas.
Preparar a empresa para uma inspeção é transformar obrigações dispersas em rotinas com dono, calendário e registo. É esse trabalho de organização, que tira a empresa da dependência da memória de uma pessoa e a põe a funcionar com processos claros, que a imersão CHECKMATE: Processos desenvolve com empresários que querem crescer sem acumular riscos invisíveis.
Volta à receção das 10h40. Numa empresa preparada, a cena é outra: quem recebe os inspetores sabe a quem ligar, a pasta de conformidade está no sítio de sempre, o registo de horas está atualizado e o mapa de férias está na parede desde abril. A visita demora o mesmo tempo, mas termina com uma lista curta de pontos a melhorar, ou com nenhum. Nenhuma empresa está livre de uma falha, e uma inspeção pode sempre encontrar alguma coisa. A diferença está em saber se essa coisa é um detalhe corrigido numa semana ou um padrão que se arrasta há anos. O detalhe é gestão normal. O padrão é o custo de ter deixado para depois o que devia ter sido rotina desde o primeiro trabalhador contratado.
