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Última Atualização:
Rafael Parreira
A confusão tem nome técnico e consequências práticas: apresentar contas e registar contas são atos distintos, com fundamentos legais distintos, prazos distintos e destinatários distintos.
Apresentar contas é um ato societário. A administração elabora os documentos, convoca os sócios, apresenta-lhes o trabalho do exercício e submete-o a deliberação. O destinatário são os sócios, e o fundamento é o direito que eles têm de saber o que foi feito com o capital que puseram na empresa.
Registar contas é um ato de publicidade. Depois de aprovadas, a informação vai para o registo comercial, por via eletrónica, para que terceiros a possam consultar. O destinatário é o mercado.
O tribunal que decidiu o caso descrito acima foi inequívoco: o registo da prestação de contas ao abrigo do regime da Informação Empresarial Simplificada não desonera a gerência das sociedades por quotas da obrigação de apresentar contas no final de cada exercício, convocando para o efeito uma assembleia geral.
E acrescentou o argumento que arruma a discussão de forma definitiva: a submissão eletrónica compreende informação sobre a prestação de contas, o que pressupõe que as contas tenham sido apresentadas e aprovadas antes. Não é possível registar validamente algo que nunca aconteceu.
Vale a pena reter isto porque a inversão da ordem é comum: muitas empresas tratam a submissão eletrónica como o evento principal e a ata da assembleia como um documento que se produz depois, se sobrar tempo, ou que nunca se produz de todo.
O prazo real não é 15 de julho
Aqui está o erro de calendário mais difundido, e resolve-se comparando 2 números.
O Código das Sociedades Comerciais determina que o relatório de gestão, as contas do exercício e os demais documentos de prestação de contas devem ser apresentados ao órgão competente e por este apreciados no prazo de 3 meses a contar da data do encerramento de cada exercício anual, ou no prazo de 5 meses quando se trate de sociedades que devam apresentar contas consolidadas ou que apliquem o método da equivalência patrimonial.
Do outro lado, o Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas fixa que a declaração anual de informação contabilística e fiscal deve ser enviada até ao dia 15 de julho, independentemente de esse dia ser útil ou não útil.
Para uma sociedade cujo exercício coincide com o ano civil, a conta é simples: a assembleia de aprovação de contas tem de acontecer até 31 de março, e a submissão eletrónica até 15 de julho. São 3 meses e meio de intervalo, e essa distância não é acidental. É a folga que a lei dá para que o registo possa reportar uma deliberação que já existe.
Uma empresa que faz a assembleia em julho, na véspera da submissão, está fora do prazo societário desde março. Que ninguém tenha reparado não altera o facto, e a irregularidade fica registada na data da ata.
Este é o ponto onde mais empresas cometem informalidades que só se tornam problema quando existe conflito.
A regra está no número 3 do mesmo artigo e não deixa margem: o relatório de gestão, o relatório separado com a informação não financeira quando aplicável, e as contas do exercício devem ser assinados por todos os membros da administração.
Não é "pelo gerente que trata destas coisas". Não é "por quem estiver disponível". Por todos.
O número seguinte resolve a situação das mudanças de equipa: os documentos são elaborados e assinados pelos gerentes ou administradores que estiverem em funções ao tempo da sua apresentação, e os antigos membros da administração devem prestar todas as informações que para esse efeito lhes forem solicitadas, relativamente ao período em que exerceram funções.
Traduzindo para casos concretos que aparecem com frequência:
Gerente que entrou em fevereiro assina as contas do ano anterior, porque é quem está em funções no momento da apresentação, ainda que não tenha gerido aquele exercício.
Gerente que saiu em novembro não assina, mas continua obrigado a fornecer a informação que lhe for pedida sobre o período em que esteve em funções.
Gerente que se recusa a cooperar depois de sair está em incumprimento de um dever legal, e isso é relevante em qualquer discussão posterior sobre responsabilidade.
Quanto ao significado do ato, o tribunal que analisou um caso de falta de assinatura foi explícito: a assinatura visa comprovar o assentimento e vinculação de cada um dos administradores ao conteúdo, tendo em vista a tutela de interesses da sociedade e de terceiros, no que respeita à possível responsabilidade dos administradores pela gestão.
Assinar não é uma formalidade administrativa, é assumir responsabilidade pessoal pelo conteúdo. É por isso que o ato é pessoal e indelegável, e é por isso que a prática de assinar sem ler, que um dos intervenientes naquele processo descreveu em julgamento com a expressão "assinei sempre de cruz", é indefensável em qualquer discussão futura.
A recusa de assinatura é possível, mas tem regras
Existe uma única situação em que a lei admite que um membro da administração não assine, e tem procedimento próprio que quase ninguém conhece.
A norma continua: a recusa de assinatura por qualquer deles deve ser justificada no documento a que respeita e explicada pelo próprio perante o órgão competente para a aprovação, ainda que já tenha cessado as suas funções.
São 2 obrigações cumulativas, e falhar uma delas transforma a recusa em incumprimento:
Justificar por escrito, no próprio documento que se recusa a assinar. Não numa carta separada, não num email, não numa declaração posterior.
Explicar pessoalmente perante o órgão de aprovação, ou seja, na assembleia, mesmo que já não se seja gerente ou administrador nessa data.
Um caso julgado em 2022 mostra o custo de ignorar isto. Um administrador de uma sociedade anónima familiar não assinou o relatório de gestão, não justificou a recusa no documento, absteve-se na votação sem explicar as razões, e depois foi a tribunal pedir a anulação da deliberação com fundamento precisamente na falta da sua própria assinatura.
O tribunal decidiu contra ele, e a fundamentação é instrutiva: se a parte que invoca a irregularidade foi o administrador que deu causa à omissão dessa única assinatura, não pode ser declarada nenhuma irregularidade. Aplica-se o princípio geral segundo o qual não pode arguir a nulidade quem lhe deu causa.
Ficou ainda registado no acórdão um detalhe que interessa a quem gere: em julgamento, o administrador esclareceu que a sua divergência não dizia respeito à veracidade das contas, mas a desentendimentos com o sócio maioritário, e que na verdade pretendia apenas abster-se. Não é isso que a lei prevê. A recusa de assinatura é um ato revelador de discordância com as contas, não um instrumento de pressão negocial, e usá-la como tal produziu o resultado oposto ao pretendido.
Vale a pena tratar este documento separadamente, porque é o que mais frequentemente se resolve com uma minuta reciclada do ano anterior.
A lei fixa-lhe um conteúdo mínimo, que inclui uma exposição fiel e clara da evolução dos negócios, do desempenho e da posição da sociedade, bem como uma descrição dos principais riscos e incertezas com que se defronta, devendo consistir numa análise equilibrada e global.
O mesmo acórdão de 2022 traz uma clarificação útil sobre quem avalia se o relatório é suficiente: quem terá de entender se o relatório de gestão é ou não suficiente são, em primeira linha, os sócios presentes na assembleia, que podem e devem pedir todos os esclarecimentos e complementos necessários.
Há 2 leituras práticas a retirar daqui.
A primeira é para quem elabora: o relatório deve estar adaptado à concreta sociedade. No caso julgado, o tribunal considerou que um relatório sucinto era suficiente para uma sociedade cuja atividade se resumia a arrendar 2 imóveis e cobrar rendas. Numa empresa com operações complexas, o mesmo grau de concisão seria indefensável.
A segunda é para quem aprova: quem não pede esclarecimentos na assembleia perde grande parte da força para os invocar depois. O acórdão nota expressamente que, segundo a ata, o autor nada pediu, e que afirmar desconhecimento do funcionamento de uma sociedade que administrou durante décadas equivale a admitir violação dos seus próprios deveres.
Um relatório bem feito não custa mais do que um mal feito depois de existir o hábito, e beneficia de se apoiar nos indicadores financeiros que a empresa já acompanha durante o ano, em vez de ser construído do zero em março.
O que compõe o dossiê, documento a documento
Vale a pena listar o que tem de existir, porque a expressão "demais documentos de prestação de contas previstos na lei" esconde um conjunto que varia consoante o normativo contabilístico aplicável e a dimensão da empresa.
O núcleo comum, para uma sociedade que aplique o normativo geral:
O balanço, que fotografa a posição patrimonial à data do encerramento.
A demonstração de resultados, que reporta o desempenho do período.
A demonstração das alterações no capital próprio, que explica o que aconteceu entre o capital de abertura e o de fecho.
A demonstração de fluxos de caixa, que separa o que é resultado do que é dinheiro.
O anexo, que contém as notas explicativas sem as quais os números anteriores não se interpretam.
O relatório de gestão, com o conteúdo mínimo que a lei fixa.
A proposta de aplicação de resultados, que é peça autónoma e não uma linha do relatório.
Acrescem, quando aplicável, a certificação legal das contas e o relatório e parecer do órgão de fiscalização.
As entidades de menor dimensão beneficiam de regimes simplificados, com modelos reduzidos e dispensa de algumas demonstrações, mas a dispensa é de peças contabilísticas e não do ato societário: a assembleia, a deliberação e a ata continuam a ser exigíveis na mesma.
Convém ainda registar uma prática que resolve metade dos problemas de execução: numerar e arquivar as atas num livro próprio, físico ou digital, com sequência contínua. Parece burocrático até ao dia em que é preciso provar que uma deliberação existiu, e nessa altura a diferença entre ter um arquivo organizado e ter documentos dispersos por caixas de correio é a diferença entre responder em minutos e não conseguir responder.
Uma nota sobre o anexo, que é a peça mais subestimada de todo o conjunto. É lá que se divulgam garantias prestadas, compromissos assumidos, transações com partes relacionadas e acontecimentos posteriores à data do balanço. Num processo de venda ou numa auditoria, o anexo é frequentemente o documento mais lido de todos, precisamente porque é onde estão as informações que o balanço não mostra. Preenchê-lo com fórmulas genéricas é desperdiçar a oportunidade de contar a história certa e, em certos casos, é incumprimento.
Passemos ao ato em si, que é onde se concentram as informalidades.
Nas sociedades por quotas, compete aos sócios aprovar o relatório de gestão e as contas do exercício, e é dever da gerência convocar a assembleia geral para o efeito. Nas sociedades anónimas, o processo passa pelo conselho de administração, pelo órgão de fiscalização e pela assembleia geral, com um encadeamento próprio.
Esta diferença de mecânica entre os 2 tipos societários é uma das razões pelas quais a escolha entre sociedade por quotas e sociedade anónima tem consequências que vão muito além da imagem ou do capital mínimo.
O que costuma faltar, por ordem de frequência:
A convocatória, feita nos termos e prazos previstos, com ordem do dia que identifique claramente os pontos a deliberar.
A disponibilização prévia dos documentos aos sócios, para consulta antes da reunião.
A ata, que é o único registo de que a deliberação existiu e que fixa o que foi decidido, incluindo a aplicação de resultados.
A deliberação sobre a aplicação de resultados, que é ponto autónomo e não se presume.
Há uma dispensa que muitas empresas familiares invocam e que convém enquadrar bem: a assembleia pode ser dispensada quando todos os sócios sejam também gerentes e todos assinem, sem reservas, o relatório de gestão, as contas e a proposta sobre a aplicação de resultados. É uma exceção com requisitos cumulativos e não uma autorização geral para não fazer assembleias. Basta um sócio que não seja gerente, ou uma reserva de um dos que assina, para a exceção deixar de valer.
Quem quiser montar isto como rotina em vez de o improvisar todos os anos encontra o enquadramento em reuniões gerais e assembleias de sócios, que trata a mecânica da convocação, do quórum e da ata com o detalhe que aqui não cabe.
Há ainda um instrumento que resolve muitas destas fricções antes de elas existirem e que é subutilizado em empresas familiares: fixar por escrito, entre os sócios, as regras de informação e de periodicidade das reuniões, incluindo o que se distribui, quando e a quem. Um acordo parassocial bem construído não substitui a lei, mas elimina a discussão sobre o que é razoável esperar, que é o que costuma degenerar.
Ninguém convocou. E agora?
A lei prevê exatamente esta situação e dá aos sócios um instrumento que raramente é usado até ao dia em que a relação azeda.
A falta de apresentação de contas pelo órgão de gestão competente, nos 2 meses seguintes ao termo do prazo de 3 meses, confere a qualquer sócio o direito de requerer ao tribunal que se proceda a inquérito, com vista a ser fixado um prazo adequado para que as contas sejam apresentadas.
Foi este o caminho seguido no caso descrito no início. E há um detalhe processual com peso que vale a pena conhecer: compete à sociedade demandada demonstrar que apresentou as contas, não ao sócio demonstrar que não foram apresentadas.
Na prática, isto significa que uma sociedade sem atas de assembleias de aprovação de contas não tem como se defender. Pode ter a contabilidade impecável, a submissão eletrónica feita e o registo em dia. Se não conseguir juntar aos autos a prova de que convocou os sócios e submeteu as contas a deliberação, perde.
Este tipo de litígio raramente começa por causa das contas. Começa por causa de outra coisa, e as contas são o terreno onde se materializa, porque é onde a lei dá instrumentos concretos ao sócio que se sente afastado.
Vale a pena antecipar o que costuma alimentar estes casos, porque é sempre o mesmo padrão. Um sócio deixa de participar na operação, mantém a participação, e passa a receber informação apenas quando pergunta. A gerência, que trabalha todos os dias, considera natural não prestar contas a quem não trabalha. O tempo passa, a assembleia deixa de se realizar porque "não vale a pena reunir só entre nós", e quando surge um desentendimento sobre outra coisa qualquer, o sócio afastado descobre que tem 4 exercícios de incumprimento à mão. Quem quiser perceber a mecânica destes processos beneficia de olhar para o que produz conflitos entre sócios antes de eles chegarem a tribunal, porque nessa fase ainda há soluções baratas.
O que fazer quando descobres que há exercícios em falta
Esta secção existe porque a situação é mais comum do que a discussão pública sugere e porque a reação instintiva costuma ser a errada, que é fazer de conta que não existe.
O primeiro passo é apurar o alcance, e apurar significa olhar para 2 sítios distintos:
A certidão permanente, que mostra qual foi o último exercício com prestação de contas registada.
O livro de atas, que mostra qual foi a última assembleia de aprovação de contas efetivamente realizada.
A divergência entre ambos é o diagnóstico. Se a certidão mostra registos que o livro de atas não suporta, tens um problema societário mesmo estando em dia perante o registo, e é exatamente o cenário que produziu o caso descrito no início deste texto.
Quanto à regularização, há uma pergunta que se coloca sempre e que merece resposta franca: é possível realizar hoje uma assembleia para aprovar contas de exercícios antigos?
É possível e é o que se deve fazer. A assembleia realiza-se, as contas dos exercícios em falta são apresentadas e votadas, e a ata regista o que se passou, incluindo a data real da reunião. O que não é aceitável é datar a ata retroativamente, porque isso deixa de ser regularização e passa a ser outra coisa, com consequências que não têm comparação com a irregularidade que se pretendia esconder.
A regularização tardia não apaga o incumprimento do prazo, e a irregularidade fica visível na data da ata. Mas coloca a empresa numa posição substancialmente melhor do que continuar sem nada, tanto perante sócios como perante terceiros, e interrompe a acumulação que conduz aos cenários mais graves.
Convém também não subestimar o efeito de sinalização. Uma gerência que, por iniciativa própria, convoca uma assembleia para regularizar exercícios em atraso está a produzir prova de diligência que vale muito em qualquer discussão posterior. Uma gerência que só o faz depois de citada para um processo está a produzir prova do contrário.
Há ainda uma decisão a tomar sobre a ordem: regularizar do exercício mais antigo para o mais recente, porque as contas de cada ano partem dos saldos de fecho do anterior e aprovar fora de sequência produz incoerências que alguém vai notar mais tarde.
As coimas, e por que razão não são o problema
Chegamos ao ponto do título que costuma atrair mais atenção e que, honestamente, é o menos relevante.
O regime sancionatório societário prevê que o gerente ou administrador que não submeta aos órgãos competentes da sociedade, dentro do prazo, o relatório de gestão, as contas do exercício e os demais documentos de prestação de contas cuja apresentação lhe esteja cometida, é punido com coima cujo intervalo, na formulação da norma, se situa entre valores modestos, na casa das dezenas a pouco mais de mil euros. A negligência é punível, com redução proporcional à menor gravidade da falta.
Repara na assimetria: a coima é aplicada ao gerente ou administrador pessoalmente, não à sociedade. É uma responsabilidade individual pelo incumprimento de um dever que é pessoal, e essa é provavelmente a característica mais relevante da norma, mais do que o montante.
Acresce a sanção pelo lado registal, que resulta da falta de registo dentro do prazo, e a sanção fiscal pela falta ou atraso na declaração, que segue o regime das infrações tributárias e é substancialmente mais pesada, sobretudo porque os limites das coimas são elevados ao dobro quando aplicadas a pessoas coletivas.
Somando tudo, o custo direto de um atraso é desagradável e absorvível. E é precisamente por ser absorvível que a coima falha como mecanismo de incentivo: nenhuma empresa organiza o seu primeiro trimestre para evitar um valor desta ordem. O que devia orientar a decisão não é o custo direto, é o que vem a seguir.
O que dói mais do que qualquer coima
Aqui está a parte que devia orientar a decisão de tratar isto a sério, e nenhuma destas consequências é financeira no sentido imediato.
O bloqueio de registos. Enquanto o registo da prestação de contas não estiver feito, ficam impedidos outros registos societários. Alteração do contrato, aumento de capital, entrada de sócio, mudança de sede. E isto aparece sempre no pior momento, que é quando existe um negócio em cima da mesa.
A dissolução administrativa. A omissão do registo durante 2 anos consecutivos é causa de instauração oficiosa de procedimento de dissolução, e existe jurisprudência a confirmar que estar em plena atividade não constitui defesa.
A anulabilidade das deliberações. Deliberações tomadas com violação das regras de apresentação e conteúdo podem ser impugnadas. Uma distribuição de lucros aprovada em assembleia inválida é um problema com efeitos que se prolongam.
A responsabilidade civil dos gerentes. O incumprimento de deveres legais é o terreno natural de qualquer ação de responsabilidade contra a administração, seja movida pela sociedade, por sócios ou por credores.
A impossibilidade de demonstrar diligência. Numa insolvência, numa inspeção ou num litígio, a existência de contas aprovadas em tempo é a prova mais simples de que a administração cumpriu. A ausência dela inverte a posição de quem se tem de defender.
Vale a pena somar estes efeitos em vez de os ler isoladamente, porque é a acumulação que produz os desfechos graves. Uma empresa que falha um exercício tem um problema administrativo. Uma empresa que falha 2 entra no perímetro da dissolução oficiosa e passa a ter registos bloqueados. Uma empresa que falha 3 ou 4 chega ao ponto em que qualquer sócio, credor ou comprador tem instrumentos à disposição, e a gerência deixa de conseguir demonstrar que exerceu o cargo com o cuidado que a lei exige. Nenhum destes patamares se atinge por decisão consciente: atinge-se por adiamento sucessivo de uma reunião.
Há ainda uma consequência que raramente é antecipada: um atraso prolongado na aprovação e depósito de contas pode ser invocado como indício num pedido de declaração de insolvência apresentado por um credor. Não é o atraso que causa a insolvência, evidentemente, mas é um elemento que reforça a narrativa de quem quer demonstrar que a empresa não está a funcionar normalmente.
Os documentos que ficam públicos, e os que têm de estar disponíveis
Um ponto operacional que apanha empresas de surpresa e que decorre diretamente da lei.
Além do registo, existe uma obrigação autónoma de disponibilizar aos interessados, sem encargos, no sítio da sociedade na Internet quando exista e na sua sede, uma cópia integral do relatório de gestão, uma cópia da certificação legal das contas e do parecer do órgão de fiscalização quando existam.
Esta obrigação existe porque o registo publicita informação sintética, e o legislador entendeu que quem tem interesse legítimo deve poder aceder à versão integral dos documentos. Na prática, é a norma que permite a um fornecedor, a um trabalhador ou a um credor consultar o relatório de gestão sem pagar taxa nenhuma.
Há 2 notas a fazer sobre isto. A primeira é que a obrigação existe independentemente de alguém pedir: os documentos devem estar disponíveis, não ser fornecidos mediante pedido. A segunda é que "sem encargos" é literal, e cobrar pela disponibilização não cumpre a norma.
A informação registada fica ainda acessível através da base de dados de contas anuais, mediante pagamento de taxa. É por aí que concorrentes, bancos e potenciais compradores consultam as tuas contas, e é uma boa razão para que o que lá está tenha sido pensado e não apenas gerado.
Esta característica de publicidade tem uma consequência estratégica que raramente entra na conversa. As contas registadas são, para muitas empresas, a única comunicação institucional que fazem ao mercado, e é uma comunicação que acontece de qualquer maneira, com ou sem intenção. Um histórico ininterrupto de contas registadas em tempo conta uma história de continuidade. Um histórico com lacunas conta outra, e quem a lê não tem como saber que a lacuna se deveu a distração e não a dificuldade.
É por isso que faz sentido tratar este processo como parte da gestão e não como obrigação a cumprir no limite do prazo. O custo marginal de o fazer bem, tendo de o fazer de qualquer forma, é próximo de zero.
O calendário que funciona, construído para trás
Reduzido ao essencial, o ano tem 4 marcos e o trabalho concentra-se todo no primeiro trimestre.
Janeiro e fevereiro: encerramento contabilístico, com reconciliações fechadas, inventário valorizado e contas de terceiros conferidas.
Até meados de março: elaboração do relatório de gestão e das contas, assinatura por todos os membros da administração, e convocatória da assembleia com a antecedência devida.
Até 31 de março: realização da assembleia, deliberação sobre as contas e sobre a aplicação de resultados, lavratura da ata.
Até 15 de julho: submissão eletrónica e pagamento do emolumento do registo, com confirmação posterior na certidão permanente de que o registo ficou efetivamente concluído.
O erro de execução mais comum não está em nenhum destes passos isoladamente. Está em tratá-los como um bloco que se resolve em julho, quando na verdade o primeiro trimestre é onde se decide se o resto corre bem. Uma contabilidade que só fecha em maio torna impossível cumprir o prazo de março, e nenhuma diligência posterior corrige isso.
Há uma variante que merece nota, porque muitas empresas nem sabem que a têm disponível: o exercício económico não tem de coincidir com o ano civil, desde que o encerramento coincida com o fim de um mês de calendário. Para negócios com sazonalidade acentuada, fechar contas num mês de baixa atividade em vez de dezembro simplifica todo o processo, porque o inventário é menor e a equipa tem disponibilidade. É uma alteração que se faz uma vez, tem implicações fiscais que devem ser avaliadas, e cujo benefício é permanente.
Independentemente da data escolhida, os prazos contam-se sempre a partir do encerramento do exercício, o que significa que a folga de 3 meses e meio entre a assembleia e a submissão eletrónica se mantém, deslocada no calendário.
Este tipo de rotina anual, com responsáveis e datas fixas, é matéria de desenho de processos e não de boa vontade, e é exatamente o que se trabalha na imersão CHECKMATE: Processos, onde obrigações recorrentes deixam de depender de alguém se lembrar.
Quem responde por isto, e não é quem pensas
Termino com a clarificação que mais resistência encontra em conversas com empresários.
O contabilista certificado tem deveres próprios e responde pelo que lhe compete. Assina a declaração, responde pela regularidade técnica da contabilidade, e tem obrigações estatutárias próprias.
Mas o dever de elaborar o relatório de gestão, de convocar a assembleia, de apresentar as contas e de as assinar é da administração. É um dever pessoalmente imputado a cada gerente ou administrador, como a doutrina citada nas decisões judiciais sublinha, e não é delegável na pessoa que trata dos números.
A prática comum, em que o contabilista redige o relatório de gestão e o órgão de gestão o assina sem o ler, é reconhecida na literatura da própria profissão como um desvio ao que a lei prevê. Funciona enquanto ninguém questiona. Deixa de funcionar no dia em que alguém questiona, e nesse dia quem responde é quem assinou.
Convém ser justo com o outro lado desta relação. Em muitas empresas, o contabilista redige o relatório de gestão porque, se não o fizesse, ele simplesmente não existiria, e a alternativa seria a empresa ficar em incumprimento. Não é ingerência, é suprimento de uma falha. Mas o suprimento não transfere a responsabilidade, e a solução correta não é o gerente continuar a assinar aquilo que não leu: é participar na elaboração do documento, ainda que a redação técnica fique do lado de quem a domina.
Uma forma prática de resolver isto sem consumir tempo: uma reunião de uma hora, em fevereiro, em que a gerência descreve o ano em linguagem corrente e alguém transforma essa descrição em documento. O resultado é um relatório que a gerência reconhece como seu e que consegue defender em assembleia, que é exatamente o que a lei pressupõe que aconteça.
Convém acrescentar que este exercício tem valor muito para lá do cumprimento. Obrigar a gerência a descrever, uma vez por ano e por escrito, o que correu bem, o que correu mal, que riscos existem e o que se espera do ano seguinte, é uma disciplina de gestão que a maior parte das empresas pequenas nunca faz por iniciativa própria. A lei impõe-a, e a maioria trata-a como formalidade em vez de aproveitar o único momento estruturado de reflexão anual que tem garantido no calendário.
A fronteira entre o que compete à empresa e o que compete a quem faz a contabilidade é a mesma que se coloca noutras matérias, e a resposta prática é sempre igual: quem assina responde. Vale a pena arrumar esta divisão de responsabilidades por escrito, matéria que se cruza diretamente com o que se trabalha em contabilidade para empresários e, num plano mais amplo, com a forma como a empresa organiza os seus órgãos e decisões, que é o objeto da governança em PME.
E há uma última nota para quem trabalha sozinho e conclui que nada disto lhe diz respeito. A obrigação nasce da forma jurídica escolhida, e essa escolha tem consequências que se manifestam todos os anos, o que é mais uma variável a pesar na comparação entre empresário em nome individual e sociedade unipessoal do que a discussão habitual sobre carga fiscal.
O que torna esta obrigação traiçoeira é que o incumprimento não produz sintomas. Não há notificação em abril a avisar que a assembleia não se realizou, não há alerta quando a ata não existe, e a certidão permanente continua a mostrar contas registadas mesmo quando nunca houve deliberação nenhuma a suportá-las. Uma empresa pode passar 5 anos assim, convencida de que está em dia, porque o único indicador que consulta é o que confirma a parte que cumpriu. O sinal aparece sempre de fora e sempre tarde: um sócio que se sente afastado e procura instrumentos, um comprador que pede as atas dos últimos exercícios, um credor que constrói um argumento, um registo bloqueado a meio de uma operação. Nessa altura já não é possível produzir retroativamente a prova de que os sócios foram convocados e ouviram a gestão prestar contas do que fez com o dinheiro deles. A diferença entre as empresas que passam bem por esses momentos e as que não passam raramente está na qualidade das contas. Está em alguém ter decidido, num ano qualquer, que valia a pena convocar uma reunião de 30 minutos e escrever uma ata.
